Bénéficier d'une aide financière pour la réalisation de supports de communication à l'international

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En bref

L'AWEx propose un support communication pour soutenir les entreprises wallonnes dans la planification à 3 ans de leur stratégie marketing à l'international.

Pour accroître leur visibilité à l'international, l'AWEx couvre 50 % des coûts de production HTVA des brochures, vidéos et/ou insertions publicitaires à destination de clients étrangers, des entreprises wallonnes fabricantes et/ou prestataires de services.

La subvention de l'AWEx s'élève à 10.000 € maximum sur 3 ans par entreprise. Elle est majorée de 50% pour les starters (15.000€ maximum sur 3 ans).

Les sociétés d'import-export et de distribution (pure commercialisation) ainsi que les sociétés de holding sont exclues de l'aide.

Points d'attention

1. La « starter » est une PME immatriculée à la Banque-Carrefour des Entreprises depuis moins de cinq ans au moment de l’introduction de la demande de subvention.

Votre entreprise est une PME au sens européen du terme si elle répond aux deux critères cumulés suivants :
- Occuper moins de 250 personnes;
- Présenter soit un chiffre d'affaires annuel qui n'excède pas 50 millions EUR, soit un total du bilan annuel qui n'excède pas 43 millions EUR.
Si un de ces deux critères n'est pas respecté, il s'agit alors d'une grande entreprise.
Les calculs de l'effectif et des montants financiers s'effectuent selon des seuils précis qui déterminent si l'entreprise est autonome, partenaire ou liée " par rapport à d'éventuelles maisons mères, filiales, société(s) sœur(s) et investisseurs publics ou en capital à risques".

2. Votre activité ne relève pas d’un secteur exclu sur base du règlement de minimis (soit la pêche et l’aquaculture, la production primaire de produits agricoles, la transformation et la commercialisation de ces produits dans certains cas).

En détail

Public cible - Détails

Toute entreprise wallonne disposant d'un siège d'exploitation principal en Wallonie et porteuse d’un projet à l’international générant une valeur ajoutée pour l’économie wallonne. L'AWEX apprécie le caractère réaliste de la valeur ajoutée. Une entreprise est une entité, indépendamment de sa forme juridique, exerçant une activité économique, étant précisé que, conformément au Règlement (UE) N° 1407/2013, toutes les entités contrôlées par la même entreprise sont considérées comme constituant une ENTREPRISE UNIQUE.

La « starter » est une PME immatriculée à la Banque-Carrefour des Entreprises depuis moins de cinq ans au moment de l’introduction de la demande de subvention.

Conditions

Vous êtes une personne physique ou morale exerçant une activité économique, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) et dont le siège principal d’exploitation est situé en Wallonie.
Seuls les opérateurs touristiques privés sont éligibles au support communication dans le cadre de leur promotion internationale. Par conséquent, les syndicats d’initiative, les maisons ou les offices du tourisme notamment ne peuvent pas solliciter de subvention auprès de l'AWEX.
Votre entreprise est inscrite dans la base de données « Clients » de l’AWEX (RENEW : Répertoire des Entreprises Exportatrices Wallonnes) – Si votre entreprise n'est pas inscrite, nous vous invitons à prendre contact avec votre centre régional AWEX.
Le dossier doit être introduit avant la réalisation du support de communication.
L’intervention de l'AWEX n’est pas cumulable pour un même projet avec les aides accordées par d’autres organismes publics (ceci vaut également pour les dossiers introduits de façon fragmentée mais portant sur une réalisation commune).
Est considéré comme fabricant et/ou prestataire de services wallon, toute entreprise wallonne disposant d'un siège d'exploitation principal en Wallonie et porteuse d’un projet à l’international générant une valeur ajoutée pour l’économie wallonne. L'AWEX apprécie le caractère réaliste de la valeur ajoutée.
Une entreprise est une entité, indépendamment de sa forme juridique, exerçant une activité économique, étant précisé que, conformément au Règlement (UE) N° 1407/2013, toutes les entités contrôlées par la même entreprise sont considérées comme constituant une ENTREPRISE UNIQUE.
Est considérée comme starter, toute PME immatriculée à la Banque- Carrefour des Entreprises depuis moins de 5 ans à l’exclusion des PME ayant repris des activités exercées par une autre entreprise.
Vous ne devez pas avoir atteint le plafond « de minimis » :
- Le Règlement de minimis de la Commission européenne autorise le versement d’une aide pour autant que toutes les aides perçues en vertu de ce règlement ne dépassent pas le plafond de 200 000 EUR sur une période de trois exercices fiscaux de l’entreprise, correspondant à celui en cours et aux deux précédents.
- Toutefois, ce plafond est ramené à 100 000 EUR pour les entreprises actives dans le secteur du transport routier de personnes ou de marchandises.
- En outre, vous ne devez pas avoir atteint le montant maximum d’intervention publique de 100 000 EUR par année civile relevant du portefeuille intégré d’aides aux entreprises.
Il ne peut y avoir de double subsidiation même partielle pour le même projet à l’international et le même objet.
Sont exclues, les entreprises qui sont en procédure de réorganisation, de liquidation ou de faillite.
L’entreprise est en règle avec les dispositions légales régissant son activité et respecter ses obligations fiscales, sociales et environnementales

Avantages

Pour accroître leur visibilité à l’international, l'AWEX couvre 50 % des coûts de production HTVA des brochures, vidéos et/ou insertions publicitaires à destination de clients étrangers, des entreprises wallonnes fabricantes et/ou prestataires de services.
La subvention de l'AWEX s’élève à 10.000 € maximum sur 3 ans par entreprise.
COUP DE POUCE A L’INTERNATIONALISATION DES STARTERS : Le plafond d’intervention de l'AWEX est majoré de 50 % pour les starters développant un plan stratégique à l’export. Il est ainsi porté à 15.000 € maximum sur 3 ans pour le support de communication.
L'AWEX n'impose pas de prestataire de services agréé. Le demandeur est entièrement responsable du choix de l’équipe créatrice et technique chargée de la réalisation du matériel de promotion.
L’entreprise gère librement et en fonction de ses besoins, la planification de son plan marketing à l’international, en introduisant, pour chaque outil de promotion, une demande d’intervention via formulaire électronique.

Procédure

Introduction de la demande d'intervention

L'AWEX souhaite accompagner les entreprises wallonnes dans leurs initiatives à l’international. Dès lors, les demandes de subvention doivent être introduites avant la réalisation des outils de marketing.
L'AWEX a mis en ligne sur son site internet (www.awex.be) un formulaire électronique grâce auquel les demandes peuvent lui être transmises facilement et instantanément. Il est accessible à partir de la home page du site internet de l'AWEX.
Après validation et envoi du formulaire, il est possible d’imprimer le formulaire complété pour en garder une trace. Un accusé de réception électronique adressé à la personne de contact renseignée dans le formulaire, garantit que la demande est bien parvenue à l'AWEX. Attention : si cet accusé de réception ne parvient pas rapidement, il y a lieu dans un premier temps de vérifier les mails entrants dans votre boite mail et, en cas de non réception, de prendre contact avec l’agent traitant.
Les demandes sont introduites gratuitement par le bénéficiaire de l’aide (via son mot de passe personnel), sans l'obligation de passer par un intermédiaire agréé par l'AWEx. Les Centres régionaux de l'AWEX peuvent accompagner l’entreprise gratuitement dans l’introduction de sa demande de subvention.
Le demandeur est invité à joindre en pièces attachées à son formulaire électronique les informations complémentaires suivantes (ces fichiers peuvent également être transmis à l’agent traitant par courrier, fax ou e-mail) :
- Brochure
  - la description de la stratégie export de l’entreprise et de son projet
  - la maquette du support permettant d'avoir une idée précise de la brochure finale
  - le(s) bon(s) de commande détaillé(s) reprenant les différents postes de réalisation des brochures et leur coût respectif (les devis et offres de prix ne constituent pas un bon de commande)
- Vidéo (DVD)
  - la description de la stratégie export de l’entreprise et de son projet
  - le synopsis reprenant en détail les thèmes évoqués dans le film de promotion
  - le(s) bon(s)de commande détaillé(s) reprenant les différents postes de réalisation du film de promotion (et leur coût respectif) ainsi que le coût des versions linguistiques (les devis et offres de prix ne constituent pas un bon de commande)
- Insertion publicitaire
  - la description de la stratégie export de l’entreprise et de son projet
  - la maquette de l'insertion publicitaire
  - les ordre(s) d’insertion et/ou bon(s) de commande détaillé(s) reprenant les différents postes de réalisation de l’insertion publicitaire et leur coût respectif (les devis et offres de prix ne constituent pas un bon de commande)
Les demandes des opérateurs touristiques privés doivent être complétées par :
- les statuts et les bilans de l’année précédente pour les ASBL
- une copie du dernier certificat d’autorisation d’exploiter un établissement hôtelier délivré par le CGT pour les hôtels et restaurants ou un certificat de conformité pour les établissements d’hébergement
Les demandes du secteur touristique privé ne sont considérées complètes qu’après réception des pièces décrites ci-dessus mais également des avis sur la demande de Wallonie-Bruxelles Tourisme et du Commissariat Général au Tourisme Wallonie-Bruxelles ou du Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft pour les demandeurs situés en Région germanophone.
Les demandeurs sollicitent eux-mêmes ces avis en envoyant à ces organismes une copie conforme du dossier complet introduit à l'AWEX, et s’assurent que ceux-ci ont bien reçu la demande et ont fait parvenir leur avis à l'AWEX.
Une fois que l'entreprise a introduit sa demande auprès de l'AWEX, elle est autorisée à poursuivre son projet de réalisation d’un outil de marketing international sans attendre la décision ultime du Ministre. Cependant, cette décision d'aller de l'avant n'engage ni l'Administration, ni le Ministre. En cas de refus final, l'entreprise devra supporter seule les dépenses engagées.

Modalités de traitement et de suivi de dossier

Les demandes sont traitées par la Direction des Incitants Financiers située au siège central de l’AWEX à Bruxelles.
Après réception du formulaire électronique, l’agent traitant concerné adresse un accusé de réception au demandeur, lui indiquant l’état de sa demande.
Après examen du dossier complet, une proposition d'intervention est soumise au Ministre compétent qui fixe dans un arrêté de subvention le cadre légal de l'aide octroyée. Le Ministre avertit le bénéficiaire personnellement par courrier de sa décision et confie à l'AWEX le suivi du dossier.
L’AWEx notifie au bénéficiaire la décision d’octroi ou de refus (dans ce cas motivé). Le document indique alors le détail du budget admis ainsi que les conditions d’octroi et de versement de la subvention et de contrôle de l’intervention financière.
L’entreprise bénéficiaire est invitée à fournir les pièces nécessaires à la liquidation de son intervention financière.

Versement de la subvention

Pour les demandes d’incitants introduites à partir du 1er janvier 2016 et ayant fait l’objet d’un accord ministériel, la procédure de paiement est simplifiée, en application du principe de confiance (cfr le Règlement des paiements 2016 disponible notamment sur le site internet de l'AWEX).
Le versement de la subvention est sollicité par l’envoi d’une déclaration de créance et d’un exemplaire de l’outil de promotion subventionné (le lien vers le film de promotion consultable sur internet est également admis pour les demandes vidéo).
L’entreprise s’engage à conserver les factures et extraits de comptes (attestant valablement de leur paiement) correspondants à la subvention réclamée, durant une période de 10 ans débutant à partir du 1er janvier de l’année du versement de la subvention par l'AWEX.
En cas de contrôle du paiement de la subvention par l'AWEX, l’entreprise lui transmet dans le mois les pièces justificatives demandées, à la première requête de sa part.

Contrôle a posteriori