En bref
Il existe deux canaux de transmission pour vos factures :
1) La facturation électronique via Peppol/Mercurius :
- Soit vous disposez d’un logiciel comptable et d’un point d’accès à Peppol et vous pouvez directement nous transmettre vos factures qui transitent par Mercurius (nos coordonnées Peppol sont les suivantes : Scheme ID 0208, Peppol ID 0316381138).
- Soit vous encodez manuellement vos factures sur le portail Mercurius -> Il est toutefois nécessaire de disposer d’un numéro BCE et de se connecter au Portail par l’intermédiaire de sa carte d’identité. Cliquez ici pour voir le tutoriel pour encoder manuellement vos factures.
2) La facturation papier à envoyer au Centre de Scanning : Boulevard Ernest Mélot 30 - 5000 Namur (Canal disponible uniquement pour les marchés dont la valeur estimée est inférieure ou égale à 3.000 EUR HTVA)
Besoin d’aide ?
- Une relation technique et/ou comptable : votre gestionnaire de dossier et/ou votre correspondant comptable sont vos points de contact à privilégier
- La facturation électronique (mercurius, le paramètrage de votre logiciel comptable...) : facturationelectronique@spw.wallonie.be
- Le détail de paiements consolidés ou une communication bancaire : info.paiement.finances@spw.wallonie.be
- Vous souhaitez envoyer un rappel de paiement : controle.depenses.finances@spw.wallonie.be
- le suivi du traitement ou du paiement de votre facture, vous pouvez nous appeler au 081/23 28 90 (uniquement le lundi et le mercredi de 9h à 12h) ou nous contacter par mail à l’adresse: controle.depenses.finances@spw.wallonie.be
Points d'attention
Les factures sous format PDF et Word envoyées par mail ne sont plus acceptées !
Le Centre de scanning a déménagé. Nouvelle adresse pour les factures papier : Boulevard Ernest Mélot, 30 - 5000 Namur
En détail
Le SPW étant assujetti partiel à la TVA, la mention de ce numéro de TVA est obligatoire sur toute facture : BE 0316.381.138
Les informations ci-dessous doivent OBLIGATOIREMENT être indiquées sur toutes vos factures :
- Numéro d’engagement juridique (5XXXXX) ;
- Référence du bon de commande (BC ou CO) ;
- Numéro de marché ;
- Adresse de livraison ;
- Correspondant comptable.
Ces informations vous seront fournies par vos contacts privilégiés pour le suivi de vos dossiers à savoir votre gestionnaire de dossier et/ou le correspondant comptable.
Lorsque vous envoyez une facture au SPW, une communication sous forme structurée est vivement conseillée, par exemple : +++123/1234/12345+++. En l'absence de cette communication structurée, la référence de votre facture sera utilisée comme communication, avec un maximum de 16 caractères. Ces références ne sont cependant plus visibles lors des paiements consolidés auprès d’un même fournisseur effectués automatiquement par le logiciel comptable du SPW.
Le guide ci-dessous vous donne les détails de la procédure.